A Colheita e a Facilitação Gráfica num contexto de planejamento

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Reuniões de planejamento são geralmente confusas e, muitas vezes, mal-estruturadas. A Colheita (seja na forma verbal, seja na forma de Facilitação Gráfica) pode ser um instrumento para organizar as discussões e gerar resultados tanto imediatos, quanto de longo prazo.

Respostas a perguntas básicas como “Qual é o nosso propósito?”, “Qual a abrangência ou escopo desse projeto?” e “Quem devemos envolver e quando?” precisam ser discutidas de forma clara e, seguindo todas as boas práticas, documentada.

Geralmente as boas práticas recomendam a documentação pós-reunião para ser posteriormente compartilhada, discutida e validada. Porém, a presença do profissional de Colheita durante a reunião (colocando, num painel visível aos participantes, todas as propostas, indagações e definições  resultantes) aprensenta diversas vantagens:

  • tornar visíveis as anotações, o permite que os acordos e combinados sejam checados em tempo real pelas partes, diminuindo a ocorrência mal entendidos e desgastes;
  • garantir que os pontos de discordância sejam discutidos e que os argumentos determinantes para uma dada decisão também sejam documentados (a colheita se constitui, assim, como um instrumento de aprendizagem para a equipe);
  • deixar compartilhada a visão total das questões a serem resolvidas, o que promove a prontidão para a participação e a co-responsabilidade  em relação aos resultados do processo;
  • promover a coesão do grupo e o olhar apreciativo para as experiências dos demais – que com seus pontos de vista enriquecem a compreensão e a resolução dos problemas levantados;
  • dar demonstrações constantes aos participantes de que eles estão sendo ouvidos e considerados, ao acompanharem suas contribuições sendo acrescentadas ao painel, o que reduz a ansiedade e a necessidade de “marcar posição”, evitando repetições desnecessárias;
  • utilizar de forma mais eficiente o tempo dos participantes e exibe de forma instantânea e inequívoca os resultados e aprendizados realizados;
  • deixar todos satisfeitos com a produtividade da reunião (e motivados para participar das reuniões seguintes).

Como todo processo de colheita é concluído com a entrega de um relatório a ser compartilhado e validado, nenhum dos benefícios de uma boa documentação são perdidos ao se adotar essa forma de trabalho.

Um dos feedbacks já recebidos pela Mundo Afora sobre o resultado de nossa atuação em reuniões de planejamento foi:

“Sinto que até poderíamos ter chegado aos mesmos resultados sem a presença da colheita. Mas, pela minha experiência, teríamos levado pelo menos o dobro do tempo”.

Multiplique-se o tempo economizado pelo custo da hora de cada profissional envolvido e teremos uma primeira idéia do valor de uma boa colheita num contexto de planejamento.